¿Qué es Shadow IT? Definición | Efectos positivos y negativos

Shadow IT es un término utilizado para describir las soluciones de IT para empresas que se han integrado en la red de la empresa sin el conocimiento y/o consentimiento de los administradores de IT.

¿Qué es Shadow IT?

Shadow IT se refiere al hardware o software que se utiliza en las empresas sin el consentimiento de los responsables de IT. Esto puede resultar en numerosos aspectos negativos, pero también algunos positivos. Ejemplos típicos de la vida cotidiana son:

• El uso de teléfonos inteligentes personales o dispositivos móviles similares en la red de la empresa. Las aplicaciones que están instaladas en los dispositivos también se encuentran entre los factores de riesgo si no han sido aprobadas para su uso.
• La integración de hardware propio que no fue adquirido oficialmente por el departamento de IT. Quizás podría ser una impresora comprada al por menor en su propio nombre en nombre del departamento.
• El uso de servicios de mensajería para intercambiar información entre sí. Esto podría usarse para intercambiar información confidencial que no se haya publicado para estas aplicaciones.
• El uso de servicios de IT externos, como quizás servicios de correo electrónico o proveedores de nube, a través de la red de la empresa. Dependiendo de la empresa, esto puede estar prohibido.

Esta lista podría continuar. En general, shadow IT significa todo lo que viola las pautas de cumplimiento establecidas en la empresa. Esto no necesariamente tiene que hacerse intencionalmente: el uso de teléfonos inteligentes privados en las redes de la empresa a menudo ocurre de manera incidental y accidental, sin ninguna intención maliciosa detrás. Para ciertas empresas, sin embargo, esto puede ser un riesgo de seguridad irrazonable.

Efectos de Shadow IT

En primer lugar, están los problemas relacionados con la seguridad de los datos y la integridad y protección de los datos. Un ejemplo es el uso de software sociales mencionados en la sección anterior, como los servicios de mensajería, para intercambiar mensajes que, de acuerdo con las pautas de cumplimiento de la empresa, no pueden intercambiarse.

Otro problema es que los sistemas de Shadow IT a menudo son soluciones de «hazlo tú mismo» que no están integradas en la gestión de IT más amplia de las empresas. Por lo tanto, son difíciles de desarrollar de manera eficiente e incluso pueden interferir con otros procesos y flujos de trabajo. Además, Shadow IT generalmente se configura por necesidad. Si los empleados de otros departamentos se ocupan de los problemas de IT, sus capacidades no están disponibles para su tarea principal real. Esto puede tener un impacto negativo en el desempeño de la empresa y, por lo tanto, en sus ventas.

¿Por qué surgen las soluciones Shadow IT?

Shadow IT generalmente tiene su origen en la necesidad. Los departamentos especializados tienen ciertos requisitos que no están cubiertos por los sistemas de IT existentes o que solo se atienden de manera inadecuada. Las engorrosas soluciones internas que pueden resolverse más fácilmente con software externo también son causas.

Un ejemplo simple es un sistema para el intercambio de archivos rápido y sin complicaciones entre los empleados de un departamento específico. Si las soluciones de IT existentes no pueden resolver este problema satisfactoriamente, los empleados probablemente recurrirán a soluciones externas, tal vez un servicio en la nube, a través del cual el intercambio de archivos funciona sin problemas. Esto viola las pautas de protección de datos, pero los empleados aún lo utilizan para resolver su problema agudo.

Por lo tanto, la creación de una Shadow IT en segundo plano a menudo se debe a ofertas insuficientes de los departamentos de IT. La coordinación organizacional no funciona, la cooperación entre IT y el departamento especializado posiblemente solo se registra de manera informal y se realiza «de alguna manera». De ello se deduce que los departamentos resuelven los problemas por sí mismos, lo que en última instancia conduce al desarrollo de Shadow IT dentro de la empresa.

También puede, en algunos casos, ser una consecuencia natural de la gestión dentro de la organización. Si a los departamentos se les otorga un alto grado de autonomía, los sistemas de Shadow IT pueden desarrollarse como consecuencia de esta autonomía. Aunque esto sigue siendo indeseable, es difícil de controlar en estos entornos. Una gestión más estricta puede ser entonces la solución a problemas de esta naturaleza.

Efectos positivos de Shadow IT

Tan pronto como se descubran los procesos de Shadow IT en las empresas, esto puede traer oportunidades positivas para la empresa. Éstas incluyen:

• Las soluciones Shadow IT suelen estar muy estrictamente enfocadas en una tarea específica, lo que hacen muy bien. Por lo tanto, la integración de estas soluciones en los sistemas oficiales puede acelerar la resolución de problemas.
• La satisfacción de los empleados puede aumentar si utilizan sus propios sistemas de Shadow IT, que conocen bien y con los que están felices de trabajar. Por lo tanto, la participación en la empresa puede tener un efecto positivo en la motivación.
• La tasa de innovación es alta porque Shadow IT puede proporcionar rápidamente soluciones adecuadas a los problemas al pasar por alto el cumplimiento y similares. Estas innovaciones se pueden integrar rápidamente en la empresa.

Por lo tanto, en general, Shadow IT está asociada con muchos riesgos. Al mismo tiempo, la existencia de Shadow IT muestra con mucha precisión dónde hay potencial de mejora y qué problemas tienen los departamentos especializados de las empresas. Tratarlo correctamente puede permitir a las empresas integrar sistemas innovadores en los procesos de trabajo oficiales, lo que puede aumentar el rendimiento de todos los empleados.